Plano de gerenciamento de escopo: o que é e como criar um [2023] • Asana (2023)

Gerenciar o escopo de um projeto é como dirigir um carro. Se você não mantiver os olhos à sua frente, o carro sai da estrada. Da mesma forma, se você não controlar o escopo do projeto, o projeto sairá dos trilhos. Um plano de gerenciamento do escopo descreve os processos envolvidos na execução do projeto e serve como diretriz para manter o projeto dentro de limites específicos.

Como gerente de projeto, é sua responsabilidade orientar sua equipe durante o ciclo de vida do projeto. Neste artigo, explicaremos o que é um plano de gerenciamento do escopo e como ele pode auxiliá-lo na fase de planejamento. Depois de entender o processo de gerenciamento de escopo, seu plano preparará você e sua equipe para o sucesso.

Qual é o propósito de um plano de gerenciamento do escopo?

O objetivo de um plano de gerenciamento do escopo é criar a estrutura do projeto, documentando os recursos necessários para atingir os objetivos do projeto. Seu plano de gerenciamento de escopo também reduzirá a chance de desvio de escopo.

Um processo de gerenciamento de escopo ajuda a evitar problemas comuns, incluindo:

• Requisitos em constante mudança

• Gastando demais

• Perda de tempo

• Não cumprimento de prazos

Criar um modelo de plano de gerenciamento do escopo

O que é escopo do projeto?

Seuescopo do projetodefine os limites do seu projeto e define as metas, prazos e entregas do projeto. Ao esclarecer o escopo do projeto, você está estruturando o projeto em torno do que sua equipe fará ou não, fornecendo metas eObjetivospara eles trabalharem.

Toda a equipe deve estar envolvida na definição do escopo do projeto. Isso significa comunicar-se comos principais interessadose redigir uma declaração de escopo do projeto que descreva os requisitos do projeto. Por exemplo, se você estiver definindo um escopo para uma nova campanha publicitária, deverá garantir que a equipe de design, a equipe de conteúdo e a equipe de marketing digital concordem com os detalhes da declaração de escopo.

O que é desvio de escopo?

Oportunistaocorre quando seu projeto excede sua declaração de escopo inicial. Por exemplo, o aumento do escopo pode ocorrer se uma parte interessada adicionar umentrega do projetoapós o início do projeto.

Mudanças inesperadas no projeto podem levar ao aumento dos riscos do projeto, como cronogramas perdidos, aumento de orçamentos,excesso de trabalho, ou um produto final de baixa qualidade. Existem várias razões pelas quais o aumento do escopo pode ocorrer. Algumas razões incluem:

• Escopo do projeto não claro

• Objetivos de projeto irrealistas

• Muitas partes interessadas

• Gerenciamento de escopo ruim

• Comunicação deficiente com as partes interessadas

Para evitar o aumento do escopo, você precisa planejar contra ele, que é onde um forte plano de gerenciamento do escopo entra em jogo.

6 etapas para criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto

O Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK®) do Project Management Institute (PMI) oferece um processo de gerenciamento de escopo de projeto padrão em seis etapas. Essas seis etapas ajudam você a criar um plano de gerenciamento de escopo sólido para manter seu projeto nos trilhos.

1. Crie seu plano de escopo

A primeira etapa do processo de planejamento envolve a criação do documento do plano de escopo. Este documento deve incluir sua declaração de escopo, um detalhamento dos requisitos do projeto e quaisquer entregas esperadas para o projeto.

Seu documento de plano de escopo também pode incluir umprocesso de controle de mudança, que é um processo para solicitações de mudança que pode evitar aumento de escopo. Este é um documento ao qual você pode se referir em estágios posteriores do planejamento do projeto. Você pode precisar deste documento para projetos complexos, projetos nos quais você acha que as partes interessadas desejarão muitas entregas ou quando houver muito fluxo no que suas entregas podem ser.

Dicas para criar um plano de escopo:

• Incorporar julgamento especializado:Para criar seu documento de planejamento de escopo, você precisa considerar todas as partes do processo organizacional. Entre em contato com as partes interessadas multifuncionais e executivas para garantir que você tenha todas as informações necessárias.

• Realizar reuniões iniciais do escopo:Antes de bloquear seu documento de escopo, certifique-se de ter a adesão de todas as partes interessadas. Compartilhe seu documento de plano de escopoassincronamente, ou organize uma reunião inicial para que outros gerentes e membros da equipe envolvidos no projeto possam contribuir com a declaração de escopo inicial.

Criar um modelo de plano de gerenciamento do escopo

2. Colete os requisitos do projeto

Nesta etapa do processo, você identificará as necessidades das partes interessadas para poder atender aos objetivos do projeto. Seu objetivo deve ser reunir uma lista detalhada de requisitos das partes interessadas para que você possa evitar alterações de escopo no futuro.

Dicas para coletar os requisitos do projeto:

• Crie um termo de abertura do projeto:Criar umatermo de abertura do projeto, ou um discurso de elevador, para que as partes interessadas possam entender claramente o projeto e garantir que suas expectativas correspondam aos objetivos do projeto.

  (Video) Visão Geral do Asana (Tutorial em Português)

• Realize grupos focais ou workshops:Realize grupos focais ou workshops para dar às partes interessadas uma melhor compreensão do seu projeto. Comunicar os objetivos do projeto às partes interessadas é essencial se você deseja que eles comprem o escopo do projeto.

• Desenvolver protótipos:Desenvolva um protótipo da entrega do seu projeto antes de apresentá-lo às partes interessadas. Dessa forma, as partes interessadas podem visualizar o produto final e expressar suas preocupações ou listar requisitos adicionais desde o início.

3. Defina o escopo

Depois de coletar os requisitos das partes interessadas, transforme essas informações em um escopo bem definido e uma descrição detalhada do produto. Este documento esclarece as expectativas e entregas do projeto para que todos os membros da equipe saibam o que devem realizar.

Dicas para definir o escopo:

• Experimente a análise do produto:Antes de definir seu escopo e escrever uma descrição detalhada do produto, você precisa fazer uma análise aprofundada do produto. Analise o produto que você planeja criar do ponto de vista do cliente ou cliente para determinar se ele atenderá às suas expectativas.

• Gerar alternativas:Você também vai querer gerar alternativas caso seu projeto encontre riscos. Por exemplo, como você atenderá às necessidades das partes interessadas se estiver planejando o lançamento de um novo produto e sua data de lançamento for adiada?

• Facilitar workshops:Organizar oficinas de brainstorming para esclarecer o escopo do projeto e incentivarcolaboraçãoentre os membros da equipe.

4. Crie uma estrutura analítica do projeto

ATrabalhoDemolirEstrutura(WBS) é uma maneira de dividir seu projeto em níveis de tarefas. Quando você cria uma WBS, sua equipe pode visualizar claramente cada componente do projeto e avaliar o que precisa ser feito.

Uma estrutura analítica do projeto cria uma estrutura hierárquica de tarefas. A partir daí, você pode agendar, monitorar e controlar seu projeto.

Dicas para criar uma WBS:

• Decomponha o objetivo do seu projeto:Uma WBS decompõe ou divide o objetivo do projeto em dependências e subdependências. Esses grupos menores de tarefas geralmente são chamados de pacotes de trabalho. Depois de dividir suas tarefas, você terá uma visão clara de tudo o que seu projeto precisa, incluindo horas, equipamentos, ferramentas e despesas.

• Automatize fluxos de trabalho:Automatizando membro da equipefluxos de trabalhopode agilizar a coordenação em projetos e aumentar a visibilidade do projeto. O uso de software para automatizar esses fluxos de trabalho também reduzirá a coleta manual de informações e o trabalho duplicado.

5. Valide o escopo

Validar seu escopo significa simplesmente obter a aprovação de todas as partes interessadas envolvidas no projeto. Certifique-se de que as partes interessadas entendam claramente as entregas do seu projeto para evitar o aumento do escopo no futuro. Se possível, obtenha feedback ou conselhos sobre quaisquer alterações e melhorias.

Dicas para validar o escopo:

• Consulte seu plano:Como a validação é a aprovação final do seu plano de gerenciamento do escopo, você deve revisá-lo e inspecioná-lo completamente. Os membros da equipe podem ajudá-lo a inspecionar o plano antes de enviá-lo às partes interessadas, mas as partes interessadas também devem participar de uma inspeção final para que o plano receba o máximo de atenção possível.

6. Escopo de controle

A última etapa do plano de gerenciamento do escopo é o controle do escopo. À medida que seu projeto continua na fase de execução, monitore oestado do projetoe gerenciar mudanças no escopo. A melhor maneira de agilizar o controle do escopo é usar um software de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas podem compartilhar feedback, arquivos e atualizações de status em seu projeto para que você esteja ciente de quaisquer alterações de escopo em tempo real.

Dicas para controlar o escopo:

• Analisar variância:Nesta parte do plano de gerenciamento do escopo, avalie quanta variação no escopo ocorre. Analisar o desempenho real do seu escopo em relação ao desempenho planejado fornecerá uma visão para projetos futuros.

• Consulte o documento de controle de mudança:Você criou um processo de controle de alterações anteriormente na fase de planejamento. Lembre-se de consultar este documento para que você possa acompanhar o fluxo de informações quando se trata de mudanças no projeto.

Um plano de gerenciamento do escopo cria uma estrutura clara para sua equipe seguir durante a execução do projeto. O planejamento de gerenciamento de escopo é mais fácil se você usar uma ferramenta online porque pode compartilhar seu plano com as partes interessadas, automatizar fluxos de trabalho internos e dividir facilmente os objetivos do projeto em tarefas. Com o software de gerenciamento de projetos, você pode agilizar seus processos e se sentir melhor preparado para o que está por vir.

Criar um modelo de plano de gerenciamento do escopo